Dichiarazione sulla riservatezza per dati del dipendente

1. INTRODUZIONE
2. PER QUALI FINALITÀ TRATTIAMO I VOSTRI DATI PERSONALI?
3. PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I VOSTRI DATI PERSONALI?
4. CHI HA ACCESSO AI VOSTRI DATI PERSONALI?
5. IN CHE MODO PROTEGGIAMO I VOSTRI DATI PERSONALI?
6. IN CHE MODO POTETE ESERCITARE I VOSTRI DIRITTI INERENTI LA RISERVATEZZA?
7. POTETE REVOCARE IL VOSTRO CONSENSO?
8. IN CHE MODO PRESENTARE UN RECLAMO O SEGNALARE UNA VIOLAZIONE DEI DATI?
9. IN CHE MODO POTETE CONTATTARCI?

 

1. INTRODUZIONE

La presente Dichiarazione sulla riservatezza si applica al trattamento di tutti i dati personali di (ex) dipendenti, lavoratori a termine sottoposti a supervisione diretta (per esempio contraenti indipendenti e tirocinanti), (ex) direttori esecutivi o non esecutivi della nostra Azienda o (ex) membri del Supervisory Board oppure organismo simile (ognuno di essi “Dipendente” o “voi”) da parte di Nutreco N.V., con sede in Stationsstraat 77, Amersfoort, Paesi Bassi e di qualsiasi azienda direttamente o indirettamente posseduta o controllata da Nutreco, con la quale il Dipendente interagisce o intrattiene rapporti commerciali (di seguito “nostra Azienda” o “noi”).

Nutreco N.V. e qualsiasi azienda direttamente o indirettamente posseduta o controllata da Nutreco, con la quale voi interagite o intrattenete rapporti commerciali, sono responsabili del trattamento dei vostri dati personali. Nella presente dichiarazione specifichiamo chi siamo, in che modo e per quali finalità trattiamo i dati personali e tutte le altre informazioni eventualmente a voi pertinenti. Per eventuali ulteriori domande, potete utilizzare i dettagli di contatto forniti alla fine della presente dichiarazione.

La presente Dichiarazione sulla riservatezza è in vigore dal 24 maggio 2018. Le ultime modifiche risalgono al 24 maggio 2018. La presente dichiarazione può essere modificata nel tempo e la versione più recente è disponibile sul nostro sito web. In caso di modifiche significative durante il rapporto di lavoro, vi informeremo attivamente.

 

2. PER QUALI FINALITÀ TRATTIAMO I VOSTRI DATI PERSONALI?

La nostra Azienda tratta i vostri dati personali per eseguire il vostro contratto di lavoro. Il trattamento rientra in una (o più) delle seguenti finalità aziendali.

A. Risorse umane, gestione del personale e del libro paga.

Trattiamo i vostri dati personali per le risorse umane e la gestione del personale e relative schede, compresi i dati personali delle verifiche prestazionali, dei ricollocamenti, dei congedi e delle altre assenze, delle pensioni, dei viaggi e delle spese e delle nostre comunicazioni con voi. Possiamo anche essere obbligati a trattare i vostri dati personali in base alle disposizioni di leggi e regolamenti, per esempio per identificazione, prevenzione delle frodi, controlli interni e sorveglianza aziendale. Se siete espatriati, trattiamo i vostri dati personali anche a fini fiscali. Trattiamo inoltre i vostri dati personali per la gestione del libro paga. Non gestiamo solo i pagamenti dei compensi, ma anche gli orari di lavoro e gli straordinari, gli incentivi e altri tipi di compensi o indennità.

A questo scopo:

• trattiamo i vostri dati personali per eseguire il vostro contratto di lavoro e per rispettare gli obblighi di legge;
• trattiamo, nella misura applicabile, i dettagli di contatto, la data di nascita, il genere, lo stato civile, la nazionalità, le fotografie, i video, il numero identificativo del cittadino, i dettagli della carta d’identità o del passaporto, la dichiarazione relativa allo stato lavorativo, la religione, i dettagli camera di commercio e IVA, le informazioni pertinenti alla selezione (come dettagli sulle esperienze lavorative e sul percorso formativo), i dati sul lavoro e sulla posizione, i dettagli dei permessi di lavoro, la disponibilità, i termini di impiego, i dettagli fiscali, i dettagli relativi ai pagamenti, le ore lavorate, i dettagli della scheda del personale, i dettagli assicurativi, la sede e le organizzazioni, i beneficiari e le persone a carico, i dati account/profilo (sistemi ICT aziendali), i dati generati durante l’esecuzione del contratto di lavoro e le comunicazioni con la nostra Azienda riguardanti le candidature, comprese le referenze, le informazioni circa assenze e congedi.

B. Procedura commerciale e gestione interna.

Quando lavorate per la nostra Azienda, trattiamo i vostri dati personali per gestire le nostre attività commerciali, compresi gestione generale, programmazione del lavoro, registrazione ore lavorate, addebito ore lavorate a terzi, richiesta di finanziamenti a governi o terzi, elezione di membri del nostro organismo di partecipazione aziendale, gestione dell’associazione del personale e dei beni aziendali e dei dipendenti. Trattiamo i vostri dati personali per la gestione interna. Per esempio, predisponiamo strutture di trattamento centralizzate per operare in modo più efficiente. Eseguiamo audit, indagini e controlli commerciali, gestiamo e utilizziamo directory dipendenti. Trattiamo i vostri dati personali anche per scopi assicurativi e di archivio, legali e di consulenza commerciale nonché nel contesto delle risoluzioni delle controversie.

A questo scopo:

• trattiamo i dati personali sulla base del nostro interesse legittimo a sostenere e migliorare solide attività commerciali;
• trattiamo, nella misura applicabile, i dettagli di contatto, la data di nascita, il genere, i dati sul lavoro e sulla posizione, la disponibilità, le ore lavorate, i dettagli assicurativi, la sede e le organizzazioni, i dettagli delle schede del personale pertinenti, i beneficiari e le persone a carico e i dati generati durante l’esecuzione del contratto di lavoro.

C. Salute, sicurezza e integrità.

Presso la nostra Azienda, riteniamo che la vostra salute, sicurezza e integrità siano molto importanti. Trattiamo i vostri dati personali per tutelare i nostri dipendenti e clienti. Proteggiamo e monitoriamo i nostri dipendenti sia prima che durante il rapporto di lavoro presso la nostra Azienda e ne autentichiamo lo stato di dipendenti e i diritti di accesso. Trattiamo inoltre i vostri dati personali per garantire la salute e la sicurezza occupazionali e per proteggere i beni dei clienti, dei dipendenti e dell’Azienda.

A questo scopo:

• possiamo trattare i vostri dati personali sulla base del nostro interesse legittimo a monitorare i nostri processi interni e per rispettare la legge;
• trattiamo i vostri dettagli di contatto, i dettagli delle schede del personale pertinenti, i dettagli assicurativi, la sede e le organizzazioni e i dati sanitari pertinenti che ci avete fornito.

D. Analisi e sviluppo dell’organizzazione, rendiconti della gestione, acquisizioni e cessioni.

Presso la nostra Azienda, trattiamo i vostri dati personali per essere in grado di preparare e svolgere rendiconti della gestione e analisi. Per esempio, svolgiamo sondaggi dipendenti per conoscere meglio i vostri punti di vista e le vostre opinioni al fine di preparare i rendiconti della gestione. Trattiamo i vostri dati personali anche nel contesto di fusioni, acquisizioni e cessioni e per gestire tali transazioni.

A questo scopo:

• trattiamo i dati personali sulla base del nostro interesse legittimo a sostenere e migliorare solide attività commerciali;
• trattiamo i dettagli di contatto, la data di nascita, il genere, i dati sul lavoro e sulla posizione, i termini di impiego, i dettagli assicurativi, la sede e le organizzazioni, i beneficiari e le persone a carico e i relativi dati generati durante l’esecuzione del contratto di lavoro.

E. Conformità alla legge.

In alcuni casi, trattiamo i vostri dati personali per rispettare leggi e regolamenti, riguardanti, per esempio, gli obblighi relativi alle risorse umane. Siamo obbligati, per esempio, a trattare i vostri dati personali anche per finanziamenti o questioni fiscali. Per rispettare leggi e regolamenti, possiamo essere obbligati a rivelare i vostri dati personali a organismi governativi o autorità di controllo.

A questo scopo:

• trattiamo questi dati personali per rispettare un obbligo di legge;

• trattiamo i dettagli di contatto, la data di nascita, il genere, lo stato civile, la nazionalità, il numero identificativo del cittadino, i dettagli della carta d’identità o del passaporto, la dichiarazione relativa allo stato lavorativo, i dettagli camera di commercio e IVA, i dati sul lavoro e sulla posizione, i dettagli dei permessi di lavoro, i termini di impiego, i dettagli fiscali, i dettagli dei pagamenti e la sede e le organizzazioni.

F. Per monitorare e verificare la conformità

Monitoriamo gli account dipendenti per verificarne la conformità alle nostre politiche e ai nostri regolamenti. Monitoriamo anche il vostro uso delle nostre reti, dei sistemi e delle informazioni per verificarne la conformità alle relative politiche, indipendentemente dal fatto che l’accesso avvenga mediante i vostri dispositivi o i dispositivi IT della nostra Azienda.

Se un dipendente è sospettato di comportamento o azioni non conformi alle nostre politiche e ai nostri regolamenti, la nostra Azienda può avviare un’indagine interna e, quindi, generare e trattare altri dati personali. Possiamo, per esempio, avviare un’indagine in caso di trasferimento vietato di segreti commerciali, informazioni riservate, proprietà intellettuale o know-how della nostra Azienda, in caso di frode o se sospettiamo che un dipendente sia responsabile di virus, spam o intrusione nei nostri sistemi o nella nostra rete.

A questo scopo:

• trattiamo i vostri dati personali sulla base del nostro interesse legittimo a monitorare i nostri processi interni e per rispettare la legge;
• trattiamo i dati account/profilo (sistemi ICT aziendali), come data e ora dei vostri accessi, il tipo di informazioni e file condivisi, le ricerche effettuate e il tipo di dispositivo usato, il numero di cellulare del vostro dispositivo, gli indirizzi IP, gli indirizzi MAC, i documenti visualizzati e la durata degli accessi, le informazioni di rete mobile, il vostro sistema operativo mobile e il tipo di browser mobile in uso, le vostre impostazioni di fuso orario e i dettagli del dispositivo;
• non conserviamo i vostri dati personali per questo scopo, salvo non siano collegati a comportamenti non conformi. In questo caso i dati personali rilevanti sono conservati fino al termine dell’indagine o del procedimento.

G. Protezione degli interessi vitali dei Dipendenti.

Trattiamo i vostri dati personali quando necessario per tutelare i vostri interessi vitali. Per esempio, quando siete in una condizione medica di cui i vostri colleghi o superiori gerarchici devono essere a conoscenza.

A questo scopo:

• trattiamo i vostri dati personali per proteggere i vostri interessi vitali e se necessario per evitare rischi di lesioni o altri danni alla vostra salute;
• trattiamo i vostri dettagli di contatto, i dettagli delle schede del personale pertinenti, i dettagli assicurativi, la sede e le organizzazioni e i dati sanitari pertinenti che ci avete fornito.

H. Per offrirvi adeguate opportunità di sviluppo

Utilizziamo le informazioni conservate nei nostri sistemi HR per offrirvi adeguate opportunità di sviluppo. Siamo in grado così di offrirvi la formazione, il coaching o altre forme di consulenza lavorativa o sviluppo personale adeguati alle vostre esigenze. Utilizziamo i vostri dati personali anche per la carriera in generale e per lo sviluppo dei talenti.

A questo scopo:

• trattiamo i vostri dati personali per eseguire il vostro contratto di lavoro;
• trattiamo i dettagli di contatto, le informazioni pertinenti alla selezione (come dettagli sulle esperienze lavorative e sul percorso formativo), i dati sul lavoro e sulla posizione, la sede e le organizzazioni, i dati generati durante l’esecuzione del contratto di lavoro e le comunicazioni con la nostra Azienda riguardanti le candidature (comprese le referenze, le informazioni circa assenze e congedi).

I. Per consentirvi di svolgere le vostre regolari mansioni di lavoro

Quando lavorate presso la nostra Azienda, utilizzate i nostri sistemi e le nostre reti per svolgere le vostre mansioni. Inviate e-mail, eseguite ricerche in internet e fate chiamate telefoniche. Potete inoltre viaggiare per lavoro per conto della nostra Azienda. In questi casi, trattiamo i vostri dati personali inclusi in tali documenti o nei metadati relativi. Per esempio, quando inviate una e-mail, trattiamo i vostri dettagli di contatto e le informazioni del vostro profilo.

A questo scopo:

• trattiamo i vostri dati personali per eseguire il vostro contratto di lavoro;
• trattiamo, nella misura applicabile, i dettagli di contatto, la data di nascita, il genere, i dati sul lavoro e sulla posizione, i dati account/profilo (sistemi ICT aziendali), i dati contenuto e traffico (come comunicazioni internet, e-mail inviate e ricevute, documenti stampati, dispositivi di archiviazione), i dati carta d’identità e passaporto, le carte di credito e di associazione, le preferenze e i piani di viaggio e i dati di backup.

 

3. PER QUANTO TEMPO CONSERVIAMO I VOSTRI DATI PERSONALI?

La nostra Azienda conserva generalmente i dati dei Dipendenti solo per il tempo necessario a perseguire lo scopo aziendale applicabile, nella misura ragionevolmente necessaria a rispettare un requisito legale applicabile o come consigliato alla luce di una serie di limitazioni applicabili.

Immediatamente dopo il termine del periodo di conservazione applicabile, i Dati devono essere:

(i) eliminati o distrutti in modo sicuro; o

(ii) resi anonimi; o

(iii) trasferiti in un Archivio (salvo divieto di legge o di un programma di conservazione applicabile).

 

4. CHI HA ACCESSO AI VOSTRI DATI PERSONALI?

Accesso ai vostri dati personali all’interno della nostra Azienda

Tutti i nostri dipendenti hanno accesso al profilo della nostra Azienda e ai dati che avete reso disponibili. Quando inviate dati ad altri destinatari, per esempio una e-mail a un cliente, il destinatario riceve anche i dati personali inclusi in tali dati. Questi dati sono disponibili in base alle necessità nella nostra Azienda.

I dati non pubblici possono essere consultati da reparti pertinenti della nostra Azienda, come Ufficio IT, Ufficio HR, Ufficio Legale, Ufficio Sicurezza IT, Ufficio Etica e conformità, ma solo nella misura necessaria a completare le rispettive mansioni. In tale trattamento, i vostri dati personali possono essere trasferiti in un Paese che non prevede un livello di protezione adeguato dei dati personali. La nostra Azienda, peraltro, ha adottato misure in grado di garantire l’adeguata protezione dei vostri dati personali mediante Norme aziendali vincolanti, applicabili in tutto il gruppo di cui fa parte.

Accesso ai vostri dati personali da parte di terzi

I seguenti tipi di soggetti terzi possono avere accesso ai vostri dati personali, quando necessario a fornire i propri prodotti o servizi alla nostra Azienda: banche, compagnie assicuratrici, società di carte di credito, fornitori e consulenti IT, agenzie di viaggio, ambasciate, consulenti finanziari, fiscali e legali, clienti, commercialisti, società di noleggio, autorità di controllo, autorità di controllo sanitario, specialisti forensi, centri di formazione, servizi strutture, servizi di consegna di pacchi e lettere.

Quando tali terzi possono accedere ai vostri dati personali, la nostra Azienda adotta le necessarie misure contrattuali, tecniche e organizzative per garantire il trattamento dei vostri dati personali esclusivamente nella misura necessaria a conseguire lo scopo del trattamento concordato con la nostra Azienda. I terzi possono trattare i vostri dati personali esclusivamente in conformità della legislazione applicabile.

In caso di trasferimento dei dati personali a un destinatario in un Paese che non prevede un livello di protezione adeguato dei dati personali, la nostra Azienda adotta misure in grado di garantire l’adeguata tutela dei vostri dati personali, come la sottoscrizione di Contratti standard UE con tali terzi.

I vostri dati personali non sono forniti a terzi in altri casi, salvo quando imposto dalla legge.

 

5. IN CHE MODO PROTEGGIAMO I VOSTRI DATI PERSONALI?

A nostro avviso e sulla base della valutazione di rischio da noi condotta, la Azienda ha assunto provvedimenti adeguati a garantire la sicurezza dei vostri dati personali. Nella nostra valutazione, abbiamo preso in considerazione il rischio di distruzione accidentale od illecita, di perdita, danno, alterazione, diffusione od accesso non autorizzati, nonché altre forme di trattamento illecito dei dati personali (tra cui, anche la raccolta di dati non necessari) o di ulteriore trattamento.

 

6. IN CHE MODO POTETE ESERCITARE I VOSTRI DIRITTI INERENTI LA RISERVATEZZA?

Avete il diritto di richiedere l’accesso ai vostri dati o un riepilogo degli stessi e, in alcune circostanze, la rettifica e/o cancellazione. Avete inoltre il diritto di limitare il trattamento dei vostri dati personali e di opporvi al trattamento; potete anche esercitare il diritto alla portabilità.

Per esercitare tali diritti, potete utilizzare i dettagli di contatto forniti alla fine della presente Dichiarazione sulla riservatezza. Abbiamo in ogni caso la facoltà di richiedere ulteriori informazioni per verificare la vostra identità.

 

7. POTETE REVOCARE IL VOSTRO CONSENSO?

Il consenso del dipendente non può generalmente essere utilizzato come base legittima del trattamento dei relativi dati personali. In caso di requisiti specifici, però, per esempio se richiesto dalla legge applicabile, il consenso del Dipendente può essere ottenuto. Potete sempre revocare il consenso dato. La revoca non ha efficacia retroattiva e si applica solo se avete prestato il vostro consenso. Per revocare il consenso, potete utilizzare i dettagli di contatto forniti alla fine della presente Dichiarazione sulla riservatezza.

 

8. IN CHE MODO PRESENTARE UN RECLAMO O SEGNALARE UNA VIOLAZIONE DEI DATI?

Per presentare un reclamo sull’uso dei vostri dati personali da parte della nostra Azienda o per segnalare una violazione dei dati da parte della nostra Azienda, potete rivolgervi al vostro responsabile diretto o utilizzare i dettagli di contatto forniti alla fine della presente Dichiarazione sulla riservatezza. Potete inoltre presentare reclamo all’autorità di controllo locale.

 

9. IN CHE MODO POTETE CONTATTARCI?

In caso di domande relative al modo in cui trattiamo i vostri dati personali, leggete innanzitutto la presente dichiarazione. Per ulteriori domande, osservazioni, complimenti o reclami, contattate il Privacy Officer della nostra Azienda all’indirizzo privacy@nutreco.com.